Datenschutzrichtlinie

Im Rahmen seiner satzungsgemäßen Tätigkeit erhebt, verarbeitet und nutzt Jugendbildung in Gesellschaft und Wissenschaft e.V. (JGW e.V.) personenbezogene Daten bei der Organisation und Durchführung seiner Projekte. JGW e.V. legt großen Wert auf Datensparsamkeit und nimmt den Schutz der Daten sehr ernst. Die erhobenen Daten sind innerhalb des Vereins nur jenen Personen zugänglich, für deren Arbeit sie unerlässlich sind. Eine Datenweitergabe an Personen außerhalb des Vereins erfolgt ausschließlich mit Zustimmung der Betroffenen.

Nachfolgend werden Zweck und Löschfrist der einzelnen erhobenen Daten aufgelistet. Es ist jederzeit möglich, per E-Mail an info@jgw-ev.de Einsicht in die von JGW e.V. gespeicherten Daten zur eigenen Person sowie ihre Berichtigung oder Löschung zu verlangen, sofern JGW nicht aufgrund von gesetzlichen Vorgaben (darunter fällt auch das Speichern von Daten zum Erhalt der Gemeinnützigkeit) zur Speicherung verpflichtet ist. Darüber hinaus kann das Verfahrensverzeichnis heruntergeladen werden, das eine Übersicht über die erhobenen Daten und ihrer Löschfristen enthält.

Akademieprojekte

(SchülerAkademie, NachhaltigkeitsAkademie)

Die Daten, die JGW e.V. für die Organisation und Durchführung seiner Akademien erhebt, werden innerhalb der einzelnen Organisationsteams nur jenen Personen zugänglich gemacht, für deren Arbeit die Angaben relevant sind. Eine Weitergabe zwischen den einzelnen Projekten von JGW findet nur in begründeten Ausnahmefällen statt, d.h. wenn eine direkte Beziehung zwischen der Person und einem anderen Projekt besteht, beispielsweise wenn ein Kursleiter Mitarbeiter eines anderen Projektes wird. In diesem Fall werden nur die für das neue Projekt notwendigen Daten (z.B. Kontaktdaten, Geburtstag) weitergegeben.

Teilnehmende

Die Erhebung der Daten erfolgt bei der Bewerbung für die Deutsche SchülerAkademie und durch einen Online-Fragebogen über die akademierelevanten Daten. Erhoben werden allgemeine Kontaktdaten (Name, Anschrift, E-Mailadresse) und Ausbildungsdaten (z.B. Sprachkenntnisse, Leistungskurswahl) für die Vorbereitung der Kurse. Weiterhin werden Daten erhoben, die für die allgemeine Organisation und die Aufsichtspflicht relevant sind (z.B. Versicherung, Allergien, benötigte Medikamente, Kontaktdaten einer im Notfall zu verständigenden Person). Die Angabe dieser Daten ist für die Teilnahme an den Akademien notwendig. Die Eingabemaske für diesen Online-Fragebogen, der auf dem von JGW angemieteten Server liegt, ist über eine SSL-verschlüsselte Verbindung erreichbar, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Falls ein Antrag auf Erlass oder Minderung des Teilnahmebeitrags gestellt wird, muss dieser mit den Angaben der finanziellen Situation begründet werden.
Mit Zustimmung der Betroffenen können die Kontaktdaten, der Titel des belegten Kurses und das Geburtsdatum an Außenstehende, wie etwa den Club der Ehemaligen der Deutschen SchülerAkademien e.V. (CdE e.V.) oder andere von JGW gezielt ausgewählte Fördermaßnahmen weitergegeben werden. In medizinischen Notfällen werden die vorhanden medizinischen Daten den behandelnden Personen (z.B. dem Arzt/Sanitäter) zur Verfügung gestellt.
Um den Austausch zwischen den Teilnehmenden zu fördern, wird vor Akademiebeginn eine allgemeine Akademie-Adressliste mit den Kontaktdaten aller Teilnehmenden der jeweiligen Akademie erstellt und an die Teilnehmenden, Kurs- und Akademieleitenden verschickt.
Die Leitenden bekommen zusätzlich eine Liste mit den Ausbildungsdaten (Jahrgangsstufe, Leistungskurse, Fremdsprachenkenntnisse) ihrer Kursteilnehmenden. Der Akademieleitung werden sämtliche erhobene Daten zugänglich gemacht mit Ausnahme der Angaben über einen gestellten Erlassantrag und der finanziellen Verhältnisse, den Eingang des Teilnahmebeitrags und Angaben über eine eventuell getätigte Spende an das Projekt.

Löschung der Daten

Die Kontaktdaten (Name, Anschrift, E-Mailadresse und telefonische Kontaktdaten) sowie das Geburtsdatum der Teilnehmenden bleiben gespeichert genau wie die finanziellen Daten (Teilnahmebetragshöhe, Erlassanträge), die zur Wahrung der Gemeinnützigkeit für mindestens 10 Jahre gespeichert werden müssen.Alle anderen Daten werden innerhalb von sechs Jahren nach Akademieende gelöscht, vorhandene Angaben über finanzielle Verhältnisse sowie medizinische Daten werden innerhalb eines Jahres nach Akademieende gelöscht.

Akademie- und Kursleitende

Von den Kurs- und Akademieleitenden erfragt JGW e.V. neben den allgemeinen Kontaktdaten auch Daten, die die Auswahl der Leitenden ermöglichen (Geburtsdatum, Ausbildung, bisherige pädagogische Erfahrungen). Für die Durchführung der Akademie werden eine Notfall-Kontaktadresse und relevante Gesundheitsdaten (z.B. Allergien) auf freiwilliger Basis erhoben. Zur Rückerstattung der für die Akademie getätigten Ausgaben sowie ggf. zur Auszahlung einer Aufwandsentschädigung erfragt JGW e.V. weiterhin die Kontoverbindung.
Die Kontaktdaten werden den anderen Kurs- und Akademieleitenden der jeweiligen Akademie zugänglich gemacht, um Absprachen zu ermöglichen. Eine Weitergabe an spezielle von JGW abgeschlossene Versicherungen (Aufsichtspflichtversicherung, Vereinshaftpflicht) erfolgt nur, wenn dies vom Versicherer verlangt wird. In diesem Fall erhalten die Kursleitenden eine Widerspruchsmöglichkeit und es werden nur die Namen und, wenn nötig, die Kontaktdaten weitergeleitet. Die Kontaktdaten (Postanschrift und E-Mail) werden außerdem der Bildung & Begabung gemeinnützigen GmbH zur Verfügung gestellt, damit die Kursleitenden das Programheft zugeschickt bekommen können und für eventuell notwendige kurzfristige Rückfragen schnell erreichbar sind.

Für das Programmheft der Deutschen SchülerAkademie müssen die Kurs- und Akademieleitenden von SchülerAkademie und NachhaltigkeitsAkademie eine kurze Biographie und ein Passbild zur Verfügung stellen. Das Programmheft wird an alle für die Akademien vorgeschlagenen SchülerInnen sowie Sponsoren und weitere Interessierte verschickt und auch im Internet veröffentlicht.

Sofern Bewerbungsunterlagen der Kursleitenden eingereicht werden, werden diese zwei Jahre zum Abgleich bei Wiederbewerbungen aufbewahrt und danach gelöscht. E-Mailadressen werden von allen Bewerbern zur erneuten Kontaktaufnahme gespeichert.

Löschung der Daten

Die nur für die Durchführung der Akademie relevanten Daten (medizinische Daten, Notfall-Kontaktadresse) werden innerhalb eines Jahres gelöscht. Alle anderen Daten (Kontaktdaten, Ausbildungsdaten, gehaltene Kurse, Vorstellungstexte) werden gespeichert, um Kursleiter bei späteren Akademien oder anderen Projekten wieder Anfragen zu können. Die Kursleitenden können auf Anfrage sämtliche von Ihnen gespeicherten Daten löschen lassen, sofern JGW nicht gesetzlich zur Speicherung verpflichtet ist (darunter fällt auch das Speichern zur Wahrung der Gemeinnützigkeit) oder die Daten bereits im Programmheft veröffentlicht wurden.

UN-Projekt

Während des Bewerbungsverfahrens für das JGW-UN-Projekt müssen die Teilnehmenden über ihren Werdegang und ihre persönliche Motivation Aufschluss geben. Hierzu gehören die Angabe von bisherigen Ausbildungsstationen, Fremdsprachenkenntnissen, Auszeichnungen, Hobbys und sozialem Engagement. Neben den allgemeinen Kontaktdaten werden außerdem Daten für die Durchführung des Projekts benötigt, wie Allergien und eine Kontaktadresse für Notfälle.

Die Mitglieder der Delegation können sich auf der Delegationshomepage mit Bild, Studienfach und ggf. Stipendienwerk, Auslandsaufenthalten o.ä. vorstellen.

Die Adviser einer jeden Delegation willigen ein, dass für die Verwaltung ihre bereits bei ihrer Delegationsbewerbung in einem der vorherigen Jahre getätigten Angaben verwendet werden.

Löschung der Daten

Die Kontaktdaten der Teilnehmenden, ihr Studienfach und –ort sowie ihre Schule und Leistungskurse werden im Regelfall zur internen Analyse gespeichert. Die finanziellen Daten werden zwecks Erhaltung der Gemeinnützigkeit mindestens zehn Jahre gespeichert. Alle anderen Daten werden nach Projektabschluss, d.h. nach Auszahlung aller Projektrücklagen und ggf. dem Druck der Dokumentationen gelöscht. Im Regelfall findet die Löschung somit innerhalb eines Jahres nach der Simulationsteilnahme statt.

Abgelehnte Bewerbungen und solche von ausgestiegenen Delegierten werden zum Abgleich bei Wiederberwerbungen bis zu zwei Jahre gespeichert.

Sponsoren

Der Verein und seine Projekte suchen in öffentlich zugänglichen Quellen (v.a. Internet, Stiftungsverzeichnisse) nach Kontaktdaten von potentiellen Sponsoren. Diese werden zur Kontaktaufnahme verwendet und mit Angaben über den Verlauf und Erfolg des Fundraisings gespeichert.

Löschung der Daten

Die einzelnen Sponsoren und die Höhe ihrer Spenden bleiben für mindestens zehn Jahre (gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Belege zum Erhalt der Gemeinnützigkeit) gespeichert. Auf Anfrage kann die Löschung aller Daten verlangt werden, die nicht aufgrund von gesetzlichen Vorgaben (darunter fällt auch der Erhalt der Gemeinnützigkeit) gespeichert werden müssen.

Aktive des Vereins

Alle Projekte werden von ehrenamtlichen Aktiven organisiert. Diese müssen ihre Kontaktdaten und, falls sie Auslagen für den Verein erstattet bekommen möchten, ihre Kontoverbindung angeben. Im Regelfall sind die Mitglieder der Organisationsteams sowie des Vereinsvorstands mit Passfoto und kurzem Lebenslauf auf der Vereinshomepage eingetragen. Auf Wunsch des Aktiven kann darauf verzichtet werden, was jedoch aus repräsentativen Gründen nicht für den Vorstandsvorsitzenden und den stellvertretenden Vorstandsvorsitzenden gilt. Alle Vorstandsmitglieder werden außerdem namentlich in der Fußzeile der Briefvorlage von JGW genannt.

Löschung der Daten

Die Daten der Aktiven werden spätestens drei Jahre nach dem Ende ihrer Mitarbeit gesperrt, wofür die Projektvorstände verantwortlich sind. Um Rückfragen zu ermöglichen werden Sie nicht gelöscht, es sei denn die Löschung wird explizit von der betroffenen Person verlangt. In letzterem Fall werden alle Daten gelöscht, die nicht aufgrund von gesetzlichen Vorgaben (darunter fällt auch der Erhalt der Gemeinnützigkeit) gespeichert bleiben müssen.

Mitglieder

Beim Eintritt in den Verein müssen neue Mitglieder, ihre Kontaktdaten (Name, Email, Adresse) und, sofern kein Erlass des Mitgliedsbeitrages beantragt wird, dieBankverbindungsdaten angeben. Die Angabe von Geburtsdatum und Telefon- bzw. Handynummer ist freiwillig. Sofern ein Erlass des Mitgliedsbeitrages beantragt wird, wird die hierfür anzugebende Begründung gespeichert.

Diese Daten werden ausschließlich zur Betreuung und Verwaltung der Mitglieder verwendet. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt, außer wenn der Veranstaltungsort der Mitgliederversammlung die Namen der teilnehmenden Mitglieder verlangt. Hierüber sind die Mitglieder im Voraus zu informieren.

Löschung der Daten

Bei Austritt wird der Eintrag in der Mitgliederliste gelöscht. Die Mitgliedsanträge und die finanziellen Daten werden aufgrund der gesetzlichen Vorgaben und zu Dokumentationszwecken aufbewahrt.

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